Contractmanager

Functie:
Heb jij ervaring met contractmanagement en wil jij samen met jouw collega’s de dienstverlening op het gebied van gastvrijheid naar een volgend niveau brengen? Vind jij duurzaamheid en circulariteit ook belangrijk? Zie jij het als een uitdaging om het beste uit een contract te halen door nieuwe contracten via aanbestedingstrajecten af te sluiten, regie te voeren, relaties te onderhouden met de organisatie en de leveranciers, en werkzaamheden projectmatig uit te voeren? Sta jij stevig in je schoenen en wil je bijdragen aan het bewaken van een goede balans tussen kwaliteit, duurzaamheid en kosten? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Sector:
Overheid

Dienstverband:
Interim

Specialisme:
Facilitair

In het kort
Talent in contractmanagement gezocht.


Wat ga je doen?
Je bent contractmanager van facilitaire contracten variërend in complexiteit, aard en omvang. Hierbij moet je denken aan o.a. meubilair, lockers, signing, verhuizingen, beveiliging, repro, energie, wagenpark, wasserij en hersteldiensten, bedrijfskleding, stoffering en zonwering, kantoorartikelen, catering, bloemen en planten, schoonmaak en ICT gerelateerde producten.

Je bent hierbij o.a. verantwoordelijk voor de volgende zaken:

  • Je voert samen met een projectgroep (incl. inkoopadviseur) aanbestedingstrajecten uit, zowel enkelvoudig, meervoudig als Europees, waarbij je op zoekt gaat naar het optimale resultaat tussen kosten, duurzaamheid en het leveren van de gewenste dienstverlening en gastvrijheidsniveau;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor de leveranciers en de organisatie op het gebied van de contracten die aan jou zijn toebedeeld;
  • Samen met de contractpartners haal je het beste uit de contracten om aan het beoogde dienstverleningsniveau van de gemeente te voldoen. Dit doe je door continu in gesprek te zijn met de leveranciers. Hierbij voer je voortgangsgesprekken (en soms escalatiegesprekken) en stuur je op de KPI’s met als doel het onderhouden van een langdurige relatie met de contractpartners;
  • Je implementeert nieuwe contracten in de organisatie. Een onderdeel hiervan is het vertalen van de contracten en het beleid in processen en naar de uitvoering;
  • Je bent op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en op het gebied van duurzaamheid (incl. circulariteit). Je voert daarom regelmatig marktonderzoek uit;
  • Je genereert managementrapportage en signaleert trends, zodat je het management van de afdeling hierover gevraagd en ongevraagd kunt adviseren;
  • Samen met een aantal collega’s ben je de MVI-ambassadeur (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) van de afdeling. Dit betekent o.a. dat je collega’s helpt bij de wijze waarop ze de uitgangspunten van MVI kunnen vertalen in contracten en processen en draag je bij aan de ontwikkeling van het MVI-beleid van de gemeente;
  • Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling en inrichting van het contractmanagement binnen de afdeling.
  • Zonodig voer je projectmatige werkzaamheden uit op facilitair vakgebied.

Hoe ziet je dag eruit?
In de ochtend start je met een projectgroep overleg (via MS Teams of fysiek) over de aanbestedingsprocedures bedrijfskleding en wasserij & hersteldiensten. Jij bent voorzitter van dit overleg en bespreekt het programma van eisen en proces van beoordelen. Vervolgens voer je telefonisch een voortgangsoverleg met de contractpartner die de zonweringen heeft geleverd en onderhoud. Daarna heb je een fysieke afspraak in het Stadhuis, samen met de contractpartner van de schoonmaak loop je door het gebouw en kijken jullie naar de doorgevoerde verbeteringen op het gebied van gastvrijheidsbeleving. Nog net voor je lunch krijg je een vraag van de contractbeheerder over het contract verhuizingen. Je geeft hem de benodigde informatie zodat hij verder kan met de afwikkeling van enkele verhuisbewegingen.

Samen met een paar collega’s lunch je in het Werkcafé. Na de lunchpauze check je je mail en behandel en registreer je de voortgang van meldingen die voor jou binnen zijn gekomen via ons meldingen systeem TOPdesk.

In de middag heb je nog een afspraak met je collega contractmanagers over de verdere doorontwikkeling van MVI in de contracten. Daarna heb je geen afspraken meer en je gebruikt deze tijd om een begin te maken met een adviesvoorstel ten aanzien van de aanbesteding bedrijfskleding of om een opleiding vanuit ons Tilburgs Leerhuis te volgen.

Wat breng je mee?

  • Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in een facilitaire richting en hebt enige jaren aantoonbare ervaring met vergelijkbare werkzaamheden;
  • Je bent een regelaar, die houdt van het coördineren en controleren van zaken;
  • Je bent toegankelijk en gericht op het aangaan/ in stand houden van een goede relatie met contractpartners en collega’s;
  • Je beschikt over goede mondelinge- en schriftelijke adviesvaardigheden;
  • Flexibiliteit en servicegerichtheid vind je vanzelfsprekend, net als samenwerken;
  • Je staat stevig in je schoenen, gaat keer op keer voor de beste service en houdt wel van een beetje werken onder druk;
  • Je bent op de hoogte van actuele ontwikkeling in het facilitaire vakgebied en past deze proactief toe;
  • Je bent 36 uur per week beschikbaar.

Wat krijg je ervoor terug?

  • We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn. Een diversiteit aan ervaringen, achtergronden en talenten in teams voegt waarde toe aan onze organisatie en de stad Tilburg;
  • De functie is ingeschaald in salarisschaal 10 met aanloopschaal 9. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.865, – en maximaal € 4.671, – bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte;
  • Het betreft een structurele functie. In eerste instantie krijg je een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar aangeboden;
  • Een functie binnen één van de beste overheidsorganisaties van Nederland;
  • Keuze uit verschillende trainingen in het Tilburgs Leerhuis waarmee je elke dag beter kan worden;
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg;
  • Een individueel keuzebudget van 17,05% wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt;
  • Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Vragen?
Ga naar onze website via de onderstaande button en solliciteer direct. Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Ludo Keyzers, teammanager team Advies en Contracten, via tel nr. 013 549 5559. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: FAC22-21-22.