- Dienstonderdeel: Financiële Service Organisatie (FSO)/INKOOP
- Functie schaal: 11
- Indicatie plaatsingsduur: Tijdelijk voor een periode met optie op vast dienstverband
- Aantal uren per week: maximaal 36 uur
- Opleidingsniveau: HBO+ (werk – en denkniveau)
- Aanvullende opleidingen: minimaal NEVI 1 of gelijkwaardig, NEVI 2 (of gelijkwaardig) is een pré
Taken & verantwoordelijkheden
Procesmatig en aanbestedingsrechtelijk zelfstandig begeleiden van (meervoudig onderhandse) aanbestedingstrajecten Diensten en Leveringen voor directies en het wereldwijde posten netwerk (complexe internationale context)
- Adviseren binnen de kaders van de aanbestedingswet van de directies en posten over het inkoopbeleid, de inkoopprocedures, duurzaamheid en maatschappelijk ondernemen van de inkoopprojecten van de desbetreffende directie/post
- Adviseren in de behoeftestelling, over het plan van aanpak, afwijkende specificaties, (internationale) wet en/of regelgeving
- Meedenken in procesoptimalisatie- en verbetertrajecten
- Opstellen van juridische overeenkomsten, eventueel in samenspraak met de juridische afdeling DJZ
Persoonstype
- Je bent enthousiast over het inkoopvak en kan dit ook zo overbrengen, je neemt de opdrachtgever mee in het gehele traject en begeleidt het proces om gezamenlijk tot een goed resultaat te komen.
- Je hebt een stevige persoonlijkheid en inzicht in belangen en behoeftes van de opdrachtgever en je weet om te gaan met tegenstrijdige belangen.
- Je schrikt niet van een berg werk, maar pakt het op en gaat er mee aan de slag.
- Je communiceert duidelijk over de status, taken en verantwoordelijkheden en geeft een realistisch tijdspad aan binnen de aanbestedingstrajecten.
- Je kunt je een beeld vormen van de uitdagingen die er liggen en de benodigde flexibiliteit tonen die nodig is bij het internationaal aanbesteden (binnen de kaders van de Aanbestedingswet).
- Je bent nieuwsgierig naar en zoekt benodigde informatie op om ook in onbekende gebieden de best passende aanbestedingsprocedure te adviseren en uit te voeren.
Kennis & vaardigheden:
- Je hebt kennis van en ervaring met (Europese) aanbestedingsprocedures;
- Je hebt kennis van en ervaring met de aanbestedingswet en bijbehorende regelgeving;
- Je kunt zelfstandig aanbestedingsprocedures en inkooptrajecten begeleiden in de Nederlandse en Engelse taal (evt. ook Frans/Spaans/Duits) en daarover advies uitbrengen. Hierin heb je een proactieve houding;
- Je hebt kennis en ervaring met het digitaal werken, zoals aanbestedingsplatform en diverse videoconferencing methoden.
- Je beschikt over commerciële en adviesvaardigheden in een politiek, sensitieve omgeving en indien nodig dan speel je in op conflicterende belangen en behoeftes;
- Je kunt omgaan met de omgevingsfactoren van de desbetreffende aanbestedingsprojecten;
- Je bent in staat met enige creativiteit en flexibiliteit te onderhandelen;
- Je hebt een klantgerichte houding;
- Je bent gewend om de voortgang van jouw werkzaamheden bij te houden en deze periodiek in het daartoe gebruikte systeem te rapporteren.
- Je kunt de directies en posten adviseren over het inkoopbeleid, de inkoopprocedures, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen;
- Je kunt de interne klant adviseren in het kader van de behoeftestelling, bijvoorbeeld over het programma van eisen, afwijkingen en discrepanties in de specificaties, leveranciersneutraliteit, prijstechnische aangelegenheden etc.;
- Je kunt (definitieve) overeenkomsten opstellen, eventueel in samenspraak met de juridische afdeling (DJZ);
- Met jouw kennis en ervaring kun je een bijdrage leveren aan de te behalen doelstellingen van de inkoopafdeling en pak je, waar nodig, extra taken op (bijvoorbeeld in het kader van de ontwikkeling van de afdeling).
Competenties:
- Initiatiefrijke doener
- Resultaatgerichtheid
- Klantgerichtheid
- Kunnen werken in teamverband
- Overtuigingskracht
- Aanpassingsvermogen
- Stresstolerantie
Talenkennis:
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Beheersing van de Spaanse, Franse en/of Duitse taal is een pré.
Werkomgeving
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het Ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het Ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
De afdeling FSO Inkoop verzorgt onder andere alle (meervoudig onderhandse) aanbestedingen voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Veelal betreffen het herhalingsaanbestedingen. Europese aanbestedingen worden uitgevoerd door de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS). Klanten van FSO Inkoop zijn naast de directies binnen het kerndepartement de circa 160 posten van Buitenlandse Zaken verspreid over de hele wereld. Tijdsverschillen, taal- en cultuurverschillen zorgen voor een bijzondere dynamiek.
