Interim Aanbestedingsadviseur

Functie:
Interim Aanbestedingsadviseur

Sector:
Overheid

Dienstverband:
Interim

Specialisme:
Overig

Functie

Voor één van onze opdrachtgevers in de publieke sector zijn we momenteel kandidaten aan het selecteren voor een rol als:

Interim Aanbestedingsadviseur

Zuid-Holland


Organisatie

Onze opdrachtgever is voor de afdeling Inkoop en Contractmanagement op zoek naar een Inkoopadviseur. De afdeling lnkoop en Contractmanagement bestaat uit twee teams. Het team lnkoop voert aanbestedingen (diensten, leveringen en werken) uit voor de ondersteunende diensten en andere organisatieonderdelen. Stelt beleid op, geeft gevraagd en ongevraagd inkoopadviezen en voert contractbeheer uit ten behoeve van het het Purchase-to-Pay systeem. lnkoop zit midden in een uitdagende professionalisering van de inkoopfunctie.

Het team Contractmanagement richt zich op de overeenkomsten van de dienst Real Estate & Facilities (RE&F) en werkt nauw samen met lnkoop en andere contractmanagers binnen de organisatie. In de afgelopen jaren is gewerkt aan het opzetten van het professioneel contractmanagement en wordt dit gefaseerd geimplementeerd. We werken samen met de contractbeheerders die binnen de RE&F afdelingen zijn gepositioneerd.

Achtergrond:

De huidige overeenkomsten die de opdrachtgever voor de Audiovisuele middelen heeft met AVEX BV, Kinley Benelux (MK2 Audiovisueel BV) en Hecla Professional Audio&Video Systems BV dient, vanwege het einde van de looptijd van de huidige overeenkomsten per 1 september 2023, opnieuw in de markt te worden gezet. De drie vorige aanbestedingen zijn in universitair verband begeleid door SURFmarket (LAPAAV). Voor de toekomstige dienstverlening is door universiteiten gekozen om zelfstandig aan te besteden.

Het Media Support Center (MSC), levert een scala aan audiovisuele voorzieningen voor onderwijs- en onderzoeksdoeleinden en gerelateerde evenementen. State of the art, kwaliteit en snelle afhandeling bij (ver)storingen staan hoog in het vaandel bij het MSC. Een team van multimedia professionals levert deze support.

Het MSC geeft tevens advies over de toepassing en gebruik van multimediaproducten voor het onderwijs, onderzoek en bij evenementen. Ook verzorgt het MSC de technische uitrusting van onder andere de collegezalen en kan het MSC begeleiden bij de multimediale inrichting van de onderwijsruimtes, vergaderruimtes en bespreekkamers. Het MSC streeft naar een zo groot mogelijke standaardisatie van de AV-inrichting, zodat student en docent hierin zich zoveel mogelijk thuis voelen en optimaal hun activiteiten kunnen ontplooien.

De gewenste toekomstige dienstverlening verschilt nauwelijks van de huidige dienstverlening. Het is nog onduidelijk of diensten die raakvlak hebben met de dienst Marketing & Communicatie (bv. de inkoop van videografie/animatie (bewegend beeldmateriaal)) onderdeel wordt van de scope.

Functie omschrijving

Deze Opdracht betreft de inhuur van een medior/senior aanbestedingsadviseur. Als medior/senior aanbestedingsadviseur ben je verantwoordelijk voor het projectleiderschap en de advieswerkzaamheden ten aanzien van de Europese aanbesteding voor Audiovisuele middelen. Je gaat onder meer de volgende werkzaamheden uitvoeren:

  • Leveren van aanbestedingsexpertise ten behoeve van begeleiden van de aanbesteding
  • Leveren van inhoudelijke expertise als het gaat om ervaring met het betreffende inkooppakket en de leveranciersmarkt
  • Het procesmatig en aanbestedingsrechtelijk begeleiden van de (voorbereiding) van de Europese aanbestedingsprocedure
  • Adviseren binnen de kaders van het aanbestedingsrecht inzake de te maken keuzes tijdens het aanbesteden

Voor iedere Europese en Nationale Aanbestedingsprocedure wordt voor publicatie van de aanbesteding tweemaal de Tenderboard bezocht door de leadbuyer en de aanbestedingsadviseur voor instemming op: (1) de startnotitie en (2) de oplegnotitie en aanbestedingsstukken. De eerste Tenderboard staat voor deze aanbesteding gepland op dinsdag 21 maart tussen 13.30-15.00 uur. De startnotitie hiervoor zal voor dinsdag 7 maart 12.00 uur moeten worden aangeleverd. In overleg met de lnkoopadviseur kan behandeling door de Tenderboard in een volgende maand plaatsvinden.

Eenmaal per twee weken, op een nader overeen te komen vaste dag, stuurt de aanbestedingsadviseur een stoplichtrapportage. In de stoplichtrapportage rapporteert de aanbestedingsadviseur over de voortgang van de aanbesteding.

Deze werkzaamheden zijn niet uitputtend en kunnen in overleg en binnen de kaders van de functie­/opdrachtomschrijving worden uitgebreid/aangepast.

De (SURF)aanbestedingsdocumenten van de vorige aanbesteding(en) worden beschikbaar gesteld aan de aanbestedingsadviseur, die deze informatie omzet in de templates van de opdrachtgever. De huidige leadbuyer heeft aanbestedingservaring opgedaan tijdens eerdere aanbestedingen.

Functie-eisen

  • Je bent een professionele en betrouwbare vertegenwoordiger van de afdeling lnkoop en Contractmanagement
  • Je hebt ervaring met het uitvoeren van Europese aanbestedingen en je bent in staat deze zelfstandig uit te voeren
  • Je hebt ruime kennis op het gebied van inkopen en aanbesteden voor de publieke sector
  • Je beschikt over ruime ervaring met het opstellen van de aanbestedingsstrategie
  • Je hebt ruime ervaring met adviseren en opstellen van adviezen binnen de kaders van het aanbestedingsrecht inzake de te maken keuzen tijdens het aanbesteden
  • Beschikt over een helicopterview en is in staat op het juiste moment te escaleren naar de afdeling lnkoop en Contractmanagement
  • Je hebt ervaring met het werken in Mercell Source to Contract of een vergelijkbaar Tender systeem. Ervaring met het werken in Mercell Source to Contract is een voorkeur

Daarnaast zoeken we een kandidaat met:

  • Minimaal HBO-werk en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met Nevi-1, dan wel een gelijkwaardig ervarings- en opleidingsniveau
  • Beschikt over minimaal vijf (5) jaar aantoonbare relevante werkervaring binnen de publieke sector (bij voorkeur binnen het Hoger Onderwijs), waarbij je volledig verantwoordelijk bent geweest voor het uitvoeren van het hele proces van de aanbestedingsprocedures
  • Ruime ervaring met Europese aanbestedingstrajecten voor diensten en leveringen in een bestuurlijk/complexe omgeving
  • Je beschikt over uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, zowel in het Nederlands als het Engels (CEFR B2)

Competenties

  • Klantgericht
  • Absoluut integer
  • Organisatiesensitief
  • Onafhankelijk
  • Ondernemend en initiatiefrijk (proactief)
  • Nauwkeuring en zorgvuldig (oog voor detail)
  • Resultaatgericht
  • Overtuigingskracht
  • Bruggenbouwer
  • inspireert
  • Stijlflexibiliteit en schakelen tussen verschillende niveaus
  • Vasthoudend en doorzettingsvermogen

Aanbod

De interim-positie start 17 februari 2023 en loopt tot 17 december 2023 voor 24 tot 32 uur per week met optie tot verlenging. Je kunt de opdracht als ZZP’er uitvoeren. Wanneer je niet als ZZP’er geregistreerd bent kom je voor de duur van de opdracht in dienst van InQuest.

Inlichtingen

Voor vragen kun je contact opnemen met Dorien Regeer, Wouter Brand of Niels Coehorst op 070-3029040.

Solliciteren

Solliciteer dan voor 6 februari 2023 direct via de sollicitatie button onder vermelding van referentiecode IP8512.