Procurement Manager Germany
- Lyoner Straße 20, 60528, Frankfurt (am Main), Duitsland
- Hilton Supply Management Duitsland
- Fulltime (38 u/w)
Hilton; de #1 beste werkplek in de wereld, toegekend door Great Place to Work & Fortune. Ga bij Hilton werken en floreer in je carrière!
Hilton over Hilton
Wij zijn een van de grootste en snelst groeiende horecabedrijven ter wereld, met meer dan 8.000 accommodaties en meer dan 1,2 miljoen kamers in meer dan 125 landen. In de 100 jaar sinds onze oprichting hebben we de horecasector gedefinieerd en een portfolio van 24 merken van wereldklasse opgebouwd, waaronder Hilton Hotels & Resorts, het meest erkende hotelmerk ter wereld. We hebben meer dan 195 miljoen leden in ons bekroonde klantloyaliteitsprogramma, Hilton Honors.
Hilton Supply Management (HSM) is de grootste wereldwijde hospitality gerichte inkooporganisatie die de aangesloten merken, eigenaren en exploitanten ondersteunt. Met 13 miljard dollar aan invloed in 145+ landen en meer dan 3000 leveranciers, heeft HSM de manier waarop supply chain en inkoop waarde toevoegen aan de hospitality industrie getransformeerd. HSM is een sterke partner voor alle merken en helpt de operatie te beïnvloeden en aan te sturen met unieke en onderscheidende producten en diensten. HSM is trots op haar diverse en getalenteerde teamleden over de hele wereld die ook iets terugdoen voor de gemeenschap door agressieve duurzaamheid, leveranciersdiversiteit en verantwoordelijke inkoopdoelen te ondersteunen.
HSM regio Duitsland is verantwoordelijk voor het creëren en beheren van strategische contracten voor de levering van goederen en diensten aan alle beheerde eigendommen en de franchisehotels en hotels van derden in Duitsland die een Hilton Supply Management overeenkomst hebben ondertekend. De primaire verantwoordelijkheden zullen het toezicht houden op het gehele inkoopproces en het concurrentievermogen van HSM, waaronder de inkoop van voedingsmiddelen, dranken, diensten en operationele leveringsproducten in Duitsland. In Frankfurt bevinden zich op kantoor meerdere disciplines naast Inkoop, waaronder; Sales, Development en IT. De inkoopafdeling bestaat uit ongeveer 9 personen, waarvan jij een directe rapportering kent in relatie tot 6 collega’s; 4 inkopers, 1 analist en 1 stagiair(e).
Wat houdt deze rol in?
Hilton hanteert met oogpunt op de aankomende jaren een hospitality gerichte groeistrategie. Jouw focus m.b.t. beleidskeuzes en operationele activiteiten zal hier ook op afgestemd zijn. Jouw werkgebied omvat alle in Duitsland bij Hilton aangesloten hotels. Hiervan is een aantal hotels volledig aangesloten m.b.t. de inkoopactiviteiten en keuzes (HSM is hiervoor budgetverantwoordelijk) en de rest van de hotels kan kiezen of zij gebruik wensten te maken van de inkoopexpertise van HSM. (Zij zijn dus zelf budgetverantwoordelijk). Customer engagement is in die zin dus zeer belangrijk om na te streven.
De meeste uitgaven waar jij mee te maken hebt zijn direct gerelateerd aan de bedrijfsactiviteiten, dus louter gericht op de hospitality doeleinden. Indirecte uitgaven vinden ook plaats, alleen in mindere mate. Er zijn reeds diverse strategische partnerships, het merendeel met name binnen beverage. De sleutelzin m.b.t. het leveranciersportfolio is ‘kwalitatieve lange termijn samenwerking’.
Jouw taken
- Jij organiseert, plant, leidt en controleert de inkoop- en voorraadbeheerfuncties voor alle operationele producten en diensten binnen het gespecificeerde functionele gebied voor Hilton.
- Jij zorgt ervoor dat de benodigde kwaliteitsproducten en -diensten worden ingekocht tegen de laagst mogelijke prijs, waarbij wordt voldaan aan de inkoopnormen en operationele procedures van Hilton (operationele behoeften/specificaties en best practices voor inkoop). Jij werkt hierbij samen met het Supply Managementteam om deze doelen te bereiken.
- Jij voert direct toezicht over – en beheer van – rapportages, zoals benodigd.
- Jij vertegenwoordigt de inkoopfunctie in het contact met de belangrijke stakeholders, zoals Financiën en Operations.
- Jij biedt functionele en operationele ondersteuning aan alle inkoopteams die in het gebied zijn gevestigd en jij biedt, indien nodig, ondersteuning aan alle ‘hotel gelieerde’ inkooponderdelen in het gebied.
- Jij zorgt ervoor dat alle inkooptools, zoals Birch Street (voor procure2pay), Coupa Smart Spend (voor o.a. contracting-, ERP- en besparingsdoeleinden) en Navision op de juiste wijze worden toegepast en benut en waar mogelijk worden ge-updatet met het oog op hun volledige productiviteit en dat systeemtraining wordt aangeboden aan interne en externe belanghebbenden, indien gewenst, dan wel noodzakelijk.
Verdere uitdieping van bovenstaande taken
Inkoop 50%
- Jij voert jaarlijkse uitgavenanalyses uit en stelt jaarlijks inkoopplannen voor in samenwerking met de belanghebbenden.
- Jij gaat nieuwe samenwerkingen aan en/of heronderhandelt over bestaande samenwerkingen en distributiekanalen met leveranciers en/of fabrikanten. Hierbij nut je waar mogelijk cross-functionele teamverbanden uit.
- Jij beheert en implementeert lokale, regionale en (centraal geleide) internationale inkoopprogramma’s en zorgt ervoor dat deze programma’s een solide juridische, financiële en logistieke opzet hebben.
- Jij zorgt voor een grondige kennis en beschikbaarheid van de merkstandaard die jij en/of je stakeholder wenst uit te dragen naar de markt m.b.t. de merken die in het betreffende gebied aanwezig zijn.
- Jij houdt je bezig met het effectief beheren van projecten op een gestructureerde en georganiseerde manier (bijvoorbeeld het uitrollen van een nieuw digitaal inkoopsysteem of een nieuwe werkwijze van/met een dergelijk systeem).
Operationele inkoop 20%
- Jij garandeert adequate servicelevels met betrekking tot alle aspecten van het inkoop- en leveringsproces, inclusief ondersteuning bij het bestelproces, het distributieproces, de ontvangst van de goederen en de opslag hiervan.
- Jij beantwoordt middels onderzoek vragen over productbeschikbaarheid, -prijzen, -specificaties en productgebruiksvereisten en/of -aanbevelingen. Hierbij communiceer jij, indien vereist, met regelmaat de bovenstaande informatie aan het inkoop- en leveringspersoneel van het hotel en andere hotelafdelingen.
- Jij voorspelt operationele behoeften en plant leveringen dienovereenkomstig, om aan de operationele vereisten te voldoen.
- Jij voert, indien nodig, stakeholderbezoeken uit, gecombineerd met operationele beoordelingen van de inkoopfunctie op regionaal en hotelniveau.
- Jij ondersteunt alle hotelkantoren die zich in de fase vóór de opening bevinden en zorgt ervoor dat de merkstandaarden worden nageleefd en dat hotels deelnemen aan de programma’s voor voorraadbeheer, zoals vereist. Hierbij meet en verbeter jij de naleving van deze programma’s.
Administratie 15%
- Jij beheert leverancierscontracten en productgegevens effectief (inclusief catalogusinhoud, product specificaties, foto’s en beschrijvingen, prijzen en bestandsretentie).
- Jij keurt alle wijzigingen in relatie tot bestaande gecontracteerde items, nieuwe en/of verwijderde items, inclusief prijsverificaties.
- Jij beheert, indien vereist, vertrouwelijke leveranciersbestanden en -databases (waaronder orderlogboeken, aanvragen, inkooporders, prijzen, certificaten van productaansprakelijkheidsverzekeringen en algemene leveranciers due diligence, inclusief juridische documentatie/contracten).
- Jij assisteert afdelingen bij het identificeren van hotels die zich niet houden aan vastgestelde inkoop- en leveringsprogramma’s en/of specificaties.
- Jij coördineert, leidt en neemt deel aan vergaderingen en discussies tussen leveranciers en/of vertegenwoordigers van leveranciers en bedrijfspersoneel, over andere onderwerpen dan normale prijs-, leverings- en/of kwaliteitsonderhandelingen (d.w.z. waardeanalyse of engineering, nieuwe methoden, technieken en processen).
Rapportage 10% & HR 5%
- Jij stelt regelmatig interne stakeholders op de hoogte van de resultaten/voortgang en betrekt dezen, indien nodig, bij gebieds- en regionale vergaderingen.
- Jij zorgt voor effectief HR-management voor directe rapportagedoeleinden.
- Jij leidt en motiveert de teams om tot hoge prestatieniveaus te komen.
- Jij ontwikkelt de functionele- en soft skills van je teamleden.
De functie betreft een hybride functie voor 38 uur per week, waarbij Hilton van jou verwacht, i.v.m. de aansturing van – en connectie met – je team, dat je minimaal twee, liever drie dagen per week op kantoor in Frankfurt aanwezig bent. De rest van de tijd kun je in Amsterdam (HQ), thuis of elders werken of ben je aanwezig op de locaties van de Hotels of bij één van onze leveranciers. Gemiddeld reis je in deze functie één keer in de twee maanden in relatie tot de Hotelmanagers en één keer in de drie maanden in relatie tot team HSM.
Naast het uitvoeren van de essentiële functies kan van jou worden verlangd dat jij ondersteunende taken uitvoert, zoals deze van tijd tot tijd worden toegewezen aan collega’s. Waarbij het percentage van de tijd die dat in beslag neemt uitsluitend wordt bepaald door je supervisor op basis van de inhoud van die taak in relatie tot het belang ervan naar de afdeling of het gehele bedrijf.
Jij voldoet aan de volgende kwalificatiecriteria:
Gewenste criteria:
- Jij beschikt over een goede kennis van (en ervaring met) voedingsmiddelen & dranken en de hieraan gelieerde dienstverlening en operationele leveringsproducten, inkoopprocedures en toeleveringsketens. (Jij hebt deze bereikt via een vergelijkbare sector of branche. Hierbij kun je denk aan; Hospitality gelieerd, cateringbranche, restaurantwezen, pretparkbranche, ziekenhuisbranche, Retailbranche, supermarktbranche en/of groothandel branche (Sligro, Heineken, e.d.).
- Jij hebt relevante ervaring met implementatiestrategieën, verandermanagement, applicatieondersteuning en/of procesverbetering (in de horeca, foodservice, vrijetijdsbesteding of detailhandel).
- Jij beschikt over aantoonbare computervaardigheden en hebt functionele kennis van verschillende mondiale backofficesystemen (bijv. BSS, NAV, PSFT, Sun, Navision)
- MS/MA/Masterdiploma of ervaring daarvoor
- Zakelijk vloeiend Duits en Engels en bij voorkeur één andere taal
- Internationale ervaring
- In staat om per 1 december 2024 in deze rol te starten
- Gemiddeld 3 dagen per week op kantoor in Frankfurt i.v.m. de betrokkenheid bij het team.
- Jouw carrière gerichte groeipad blijkt o.a. uit jouw voortdurende drang tot educatie en training in de door jou toepasselijke arbeid(sonderwerpen).
Vereiste criteria:
- Ervaring op het gebied van inkoop of supply management
- Functionele ervaring met sourcing & inkoopapplicaties
- Ervaring met MS Office-suite
- Sterk inzicht in de strategische sourcing- en inkoopomgeving
- BA/BS/Bachelor diploma of ervaring daarvoor
- Jij bent zakelijk vaardig (vloeiend) in zowel het NL als het Eng. (en idealiter nog een andere taal).
- In staat om per 1 januari 2025 in deze rol te starten
- Gemiddeld 2 dagen per week op kantoor in Frankfurt i.v.m. de betrokkenheid bij het team.
Kenmerkend aan jou als professional in de praktijk
- Jij bent in staat om leidinggevende vaardigheden toe te passen. (Plannen en organiseren, leiding geven aan werknemers, coachen, trainen en bijsturen.)
- Jij kunt meerdere prioriteiten beheren en weet taken “hands-on” tot een goed einde te brengen. Daarbij straalt jouw werkhouding flexibiliteit, gedrevenheid, goed oordeel, betrouwbaarheid en ambitie uit.
- Jij bent in staat om complexe ideeën en concepten te communiceren (vertalen en uitdragen), op een manier die voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is binnen de organisatie.
- Jij beheerst uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en bent uitzonderlijk zelfgemotiveerd.
- Jij hebt een scherpe aandacht voor detail, superieure analytische, evaluatieve en probleemoplossende vaardigheden en sterke onderhandelingsvaardigheden.
Wat heeft Hilton jou te bieden?
Een verantwoordelijke rol met mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling in een betrokken, gemotiveerd team met alle voordelen van een internationale hotelgroep. Daarbij bieden wij jou;
- Een tijdelijke fulltime (38 u/w) aanstelling (min. 18 – max. 24 mnd.) in een gevarieerd en uitdagend werkveld.
- Bij een wederzijdse tevredenheid en ruimte binnen de organisatie, zicht op een andere passende functie binnen HSM.
- Een hybride functie. Je kunt een aantal dagen per week vanuit huis (of elders) werken.
- Een bonusstructuur van 10% van het bruto jaarsalaris.
- Flexibele werktijden.
- Een reiskostenvergoeding.
- Zakelijk verblijf/ overnachting in het Hiltonhotel op werklocatie in Frankfurt.
- Voldoende parkeerplekken of een goede bereikbaarheid via OV.
- Platte hiërarchieën en directe communicatie op alle niveaus.
- Uitgebreid welkomstprogramma en kennismaking met het bedrijf.
- Uitgebreide personeelskortingen op reisportals, online winkelen, nieuwe auto’s, mobiele contracten en nog veel meer.
- We ondersteunen jouw mentale en fysieke welzijn zodat jij kan floreren, dankzij innovatieve programma’s en voordelen zoals:
- Flexibiliteit op de werkplek | Gereguleerde en flexibele werktijden. Je kunt tussen 8.00 en 10.00 uur beginnen met werken en na 8 uur werken het kantoor verlaten.Carrièregroei en -ontwikkeling | Toegang tot de Hilton Worldwide University met duizenden gratis leermogelijkheden.
- Het Go Hilton Team Member Travel – kortingsprogramma |Wereldwijde accommodatie mogelijkheden in Hilton Hotels tegen werknemerstarieven.
Ben jij geïnteresseerd?
Heb jij interesse in deze vacature maar heb jij eerst nog één of meerdere vragen? Stel deze dan gerust aan Maarten van den Berg via T: 06-23192949 of E: maarten@inkoopjobs.nl.
Wil jij direct solliciteren?
Graag! Doe dit dan door je sollicitatie naar Maarten te sturen via de onderstaande button. Maarten ziet jouw sollicitatie graag tegemoet en zal jou snel van een reactie voorzien! (Een motivatie is wenselijk.)
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs. Dank voor jullie hulp, maar het is niet nodig.
De selectieprocedure
1. Een kennismakingsgesprek met de Consultant van InkoopJobs.
2. Een gesprek met de Director Procurement Europe en met de Director Recruitment Hotel Operations & Corporate – Europe bij Hilton.
3. Het verrichten van een assessment (SHL-test).
4. Een gesprek met de Director Procurement Europe en met diens leidinggevende (en evt. iemand van HR).
5. Contractaanbieding vanuit Hilton.