Functie
- Gewenste startdatum: 1 april 2023
- Geplande einddatum: 31 december 2023 verlengbaar
- Locatie: 1000 Brussel
Organisatie
U zal interageren met de categoriemanagers en andere leden van de aankoopcentrale en/of juridische dienst en u zal doorheen het proces de opvolging van de aankoopprojecten en de daadwerkelijke redactie van de vereiste documenten uitvoeren.
Het betreft het opstellen van de bestekken voor een aantal raamovereenkomsten (nieuw of te vernieuwen), onder meer voor “leiderschapstrajecten” en “verandermanagement”.
Functie omschrijving
- U zal functioneren binnen aankoopprojectteams, waarin ook de interne klanten vertegenwoordigd zijn. Daarnaast wordt ook nauw samengewerkt met interne juristen gespecialiseerd in overheidsopdrachten. Binnen de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten is ook een ondersteunend team dat instaat voor het administratieve luik van het publiceren opdrachtdocumenten, met name het openen van offertes en het sluiten van overheidsopdrachten.
- U neemt de rol op van projectcoördinator. Daarnaast wordt van de aankoper verwacht dat deze op basis van een analyse van de lopende raamovereenkomsten, eigen marktkennis, kennis van de wetgeving overheidsopdrachten en feedback van de interne klanten één of meerdere voorstellen formuleert voor het optimaliseren van de huidige raamovereenkomsten; de opdrachtdocumenten hiervoor uitschrijft; samen met de interne klanten instaat voor de beoordeling van de ingediende offertes; deze beoordeling omzet in een gemotiveerd gunningsverslag; alsook zorgt voor de opmaak van bijhorende nota’s gericht aan de betreffende Overheidsinstanties.
- U rapporteert op regelmatige basis (minimum wekelijks) aan de voor de diverse projecten aangeduide categoriemanager over de voortgang van de toegewezen projecten (tenzij anders afgesproken). Bij de aanvang van een project wordt in samenspraak een projectplanning opgesteld met concrete milestones waar de aankoper zich naar best vermogen aan dient te houden bij de uitvoering van zijn taken. Bij deze projectplanning wordt eveneens een inschatting gemaakt van de tijd die de aankoper schat te spenderen aan het toegewezen project.
- Er wordt van u verwacht dat u tijdig aan de categoriemanager of het afdelingshoofd signaleert wanneer deze tijdsinschatting ontoereikend zal zijn. Beslissingen doorheen een aankoopproject worden steeds genomen in samenspraak met het projectteam en de categoriemanager of het afdelingshoofd.
- U zal op het einde van elk aankoopproject tevens een dossier opmaken waarin de aandachtspunten en lessons learned worden opgenomen, alsook eventuele aanbevelingen tot verbetering bij een volgende overheidsopdracht.
Wat betreft competenties en ervaring is men op zoek naar iemand die:
- aantoonbare kennis heeft van (de wetgeving) overheidsopdrachten en
- minstens drie jaar ervaring met het schrijven van opdrachtdocumenten in het Nederlands.
- Het kunnen voorleggen van (aantoonbare) kennis en ervaring m.b.t. raamovereenkomsten/overheidsopdrachten rond de thema’s facilities en HR is uiteraard een sterke troef in het kader van de gunningscriteria.
Daarnaast is de verwachting dat de aankoper bij de uitvoering van zijn opdracht:
- zich snel inwerkt in de context waarbinnen de opdracht(en) zich situeert (situeren);
- vlot en doelgericht samenwerkt met anderen;
- ervoor zorgt dat alle deelaspecten van het project die onder zijn verantwoordelijkheid vallen kwaliteitsvol en tijdig gerealiseerd geraken;
- stressbestendig is, zeer planmatig werkt, en ook communicatief, zowel mondeling als schriftelijk, kan overtuigen alsook zijn communicatie aanpast aan verschillende doelgroepen.
- hands-on, resultaats- en oplossingsgericht is, initiatief durft te nemen om risico’s tijdig in kaart te brengen en mogelijke oplossingen voor te stellen.
Vereist
- Aantoonbare kennis hebben van (de wetgeving) overheidsopdrachten;
- Minimaal drie jaar ervaring hebben bij het schrijven van opdrachtdocumenten in het Nederlands;
- Ervaring met dossiers betreffende producten en diensten waaronder catering, schoonmaak, kantoorinrichting, kantoormateriaal, kledij, ICT, soft HR, consultancy, audit, vastgoed … is een plus – !! graag opgeven met welke u ervaring heeft, aub !!
Gewenst
- Aantoonbare kennis en ervaring kennis en ervaring m.b.t. raamovereenkomsten/overheidsopdrachten rond de thema’s facilities en HR.
