Inkoop Lead
Afdeling Facility Management | Hybride | 32-40 uur per week | max. € 6.500, – bruto per maand | Hoofdkantoor Venray (Limburg), kantoor Utrecht | Leidinggevend aan de medewerkers van het Bedrijfsbureau | Rapporteert aan de Head of Facility
“Een diverse en allround inkooprol in een ‘never dull’ werkomgeving die jou veel uitdaging en dynamiek belooft, aangezien de inkoopfunctie (beleid, processen, structuren en kaders) nog niet zo heel erg lang geleden in zijn huidige vorm gegoten is en jij deze dus verder kunt gaan uitbouwen, professionaliseren en optimaliseren.”
Over de organisatie
De organisatie waar jij komt te werken betreft een internationale organisatie en is actief binnen de zakelijke dienstverlening. Ze ondersteunt dagelijks duizenden medewerkers en opdrachtgevers middels haar diensten. Innovatie, professionalisering en continue verbetering vormen voor hen de basis voor duurzame bedrijfsvoering en groei.
Binnen de organisatie staan ondernemerschap, samenwerking en eigenaarschap centraal. Jij krijgt vanuit deze rol veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, processen te verbeteren en daadwerkelijk zichtbare impact te maken.
Door de voortdurende ontwikkeling van de organisatie ontstaan er continu kansen tot verdere professionalisering. De cultuur kenmerkt zich door korte lijnen, een informele werksfeer en een sterke focus op samenwerking.
Team Facility
Jij komt te werken binnen team Facility, waarin je nauw samenwerkt met de Accountmanager Huisvesting en (waarbij je rapporteert aan) de Head of Facility. Hij is iemand die jou graag de ruimte geeft om eigenaarschap te nemen. Hij waardeert namelijk professionals die initiatief tonen en keuzes durven te maken in het belang van de organisatie. Tevens heb je veel contact met het Bedrijfsbureau, dat zich bezighoudt met de contractadministratie, met de facilitaire businesscontroller en met de financiële administratie. Je werkt hybride vanuit het kantoor in Venray, waar korte lijnen, open communicatie en collegialiteit vanzelfsprekend zijn.
Wat ga jij doen?
Vanuit deze rol lever je een belangrijke bijdrage aan het verder professionaliseren van de inkoopfunctie en het optimaliseren van processen. Je focus zal daarnaast hoofdzakelijk gericht zijn op het verzorgen en begeleiden van de reguliere inkooptrajecten en het vorm geven aan het purchase-to-pay proces. Je werkt aan kostenbesparingen, procesverbeteringen en het bouwen van sterke relaties, terwijl je deel uitmaakt van een groeiende en innovatieve organisatie.
Dit is jouw kans om écht het verschil te maken!
(Inter)nationaal | Jouw inkoopactiviteiten zijn hoofdzakelijk gericht op Nederland. Je zal dus veelal inkopen voor interne stakeholders binnen Nederland en contact hebben met Nederlandse leveranciers. ICT en Huisvesting zijn belangrijke categorieën. Deze categorieën zul jij je dus ook veel mee bezighouden. (De inkoopcategorie ICT is één van de weinige categorieën die internationaal georiënteerd is.) Je stemt hierbij af met een diversiteit aan collega’s: met bijv. HR en Marketing over inkoop van externe diensten, met het wagenparkbeheer over leasecontracten en met facilitair specialisten over schoonmaak en beveiliging. Maar bijvoorbeeld ook met de inkoop van Mobiliteit (fietsen), verzekeringen, onderhoudsdiensten, schadebedrijven, huurbedrijven, schoenen, energiecontracten, afval en kantoorartikelen.
Je bent verantwoordelijk voor het vertalen van de inkoopbehoeften naar concrete en slimme inkoopoplossingen. Je onderhandelt zelfstandig met leveranciers en bewaakt continu de balans tussen prijs, kwaliteit en levertijd, met een duidelijke focus op Total Cost of Ownership. Je schakelt proactief op risico’s in beschikbaarheid, prijsontwikkelingen en leverbetrouwbaarheid en adviseert stakeholders tijdig om inkooptrajecten/-projecten op koers te houden. Bij het opstellen, verlengen of beëindigen van nieuwe of bestaande contracten en dus ook de leveranciersselectie en inkoopkeuzes kom jij als verantwoordelijke om de hoek kijken.
Je combineert strategie (bedrijfsbeleid en inkoopbeleid) met uitvoering en brengt innovatie en optimalisatie naar het inkoopproces. Inkoop vindt nog (te) veel decentraal plaats en is daarmee niet altijd even efficiënt voor de organisatie in het geheel, dus jouw invloed is gewenst om dit (nog meer) te gaan centraliseren en daarmee te professionaliseren en optimaliseren voor de organisatie. Dankzij jouw overzicht en verbindende aanpak krijgt inkoop daarmee een verstevigde positie binnen de organisatie.
Huisvesting | Specifiek gerelateerd aan de inkoopcategorie Huisvesting; De Accountmanager Huisvesting doet alles als het gaat om het relationele contact met de huidige leveranciers. Echter, zodra er een nieuw inkooptraject dient plaats te vinden en hierbij het opstellen van de ‘waardevollere’ contracten om de hoek komt kijken, ben jij ‘in de Lead’.
Je schakelt ook direct met regiomanagement (4 regiomanagers, integraal verantwoordelijk voor facilitaire zaken binnen hun regio) en overige categorieverantwoordelijken (de business) in relatie tot alles dat met inkoop te maken heeft en bent daarbij faciliterend, ondersteunend en adviserend.
Managementrol | Als Inkoop Lead stuurt je daarnaast een team van 5 medewerkers van het Bedrijfsbureau aan, die afdeling beheert momenteel namelijk de meeste bestaande contracten. Contractmanagement valt daarmee onder jouw verantwoordelijkheid. Jij bent dan ook verantwoordelijk voor het evalueren en beheren van contracten en de bijbehorende prestaties, met oog voor kosten, kwaliteit en duurzaamheid.
Kortom; jij hanteert een integrale aanpak en bent daarbij van toegevoegde en onmisbare waarde voor je collega’s met een inkoopvraag.
Kenmerkend aan jou
Met jouw expertise en enthousiasme zorg jij ervoor dat de organisatie niet alleen meegaat met de markt, maar deze ook voor blijft. Je overziet zowel de dagelijkse operatie, als het bredere organisatiedoel. Met jouw verbindende kwaliteiten, eigenaarschap en overtuigingskracht weet jij mensen mee te nemen, keuzes te maken en inkoop echt op de kaart te zetten!
Taken en verantwoordelijkheden
Van offertes tot onderhandelingen en van contractafsluitingen tot implementaties, jij begeleidt het hele inkooptraject/-proces. Verder uitgediept en aanvullend:
- Zelfstandig leiden van (complexe) onderhandelingstrajecten.
- Afstemmen van inkoopbehoeften met interne stakeholders en vertalen naar de leveranciersmarkt.
- Geeft leiding aan of participeert in multidisciplinaire teams. Hierin bewaak jij de commerciële belangen en zorg je samen met collega’s voor een proces waarin rechtmatigheid, integriteit en snelheid centraal staan.
- Signaleren van marktontwikkelingen en vertalen naar concrete adviezen.
- Opstellen en implementeren van inkoopstrategieën gericht op risicobeheersing en lange termijn samenwerking.
- Je gaat inkoop meer en meer centraliseren, daar waar het nu vaak nog decentraal plaats vindt?
- Je redigeert overeenkomsten en zorgt voor een waterdichte contractuele vastlegging. Na gunning bewaak je de correcte uitvoering van de contracten en stuur je bij waar nodig.
- Uitvoeren van benchmarks en marktanalyses.
- Optimaliseren en automatiseren van inkoopprocessen, waaronder het Purchase-To-Pay proces?
- Actief managen en ontwikkelen van leveranciersrelaties.
- Verdeelt werkzaamheden, bewaakt voortgang en ondersteunt medewerkers.
- Zorgt dat administratieve procedures correct en efficiënt worden uitgevoerd.
- Analyseert resultaten en stuurt bij om kwaliteit en productiviteit te verhogen.
Kerncompetenties
- Analytisch vermogen – Je analyseert marktontwikkelingen en vertaalt deze naar strategische inkoopadviezen. Deze data gebruik je om kosten te optimaliseren en risico’s te beheersen.
- Risicomanagement – Je herkent en beperkt alle leverings-, prijs- en contractrisico’s.
- Relatiebeheer – Jij bent de verbinder; je bouwt en onderhoudt sterke, duurzame relaties met zowel interne als externe stakeholders.
- Onderhandelen – Je behaalt een optimale prijs, kwaliteit en voorwaarden in contracten.
- Strategisch denken – Je ontwikkelt een langetermijnvisie op inkoop en leveranciersmanagement.
- Leiderschap – Je stuurt het Bedrijfsbureau aan en ontwikkelt de medewerkers.
- Procesgericht werken en procesoptimalisatie – Je richt inkoopprocessen efficiënt in en bewaakt naleving, signaleert kansen, initieert en leidt verbetervoorstellen (gericht op kwaliteit én kostenbeheersing), voert verbeteringen door en tilt processen naar een hoger niveau.
- Organisatorisch vermogen – Je structureert werkstromen en bewaakt overzicht, planning en prioriteiten.
- Nauwkeurigheid – Je zorgt voor foutloze administratie en naleving van procedures en regelgeving.
- Communicatieve vaardigheden – Je stemt effectief af met interne stakeholders en externe leveranciers.
- Samenwerking – Je inspireert collega’s, ondersteunt leidinggevenden en draagt bij aan de ontwikkeling van een toekomstbestendige inkoop.
Opleiding & ervaring
- Je hebt een afgeronde HBO opleiding (Facility Management, Bedrijfskunde, Commerciële economie of vergelijkbaar).
- Het is een pre als je in het bezit bent van Nevi 1 of vergelijkbaar.
- Minimaal 5 jaar relevante inkoopervaring in de private sector.
- Kennis van inkoopprocedures en de juridische aspecten die hieraan verbonden.
- Ervaring met verandertrajecten in organisaties.
- Je bent analytisch sterk, pragmatisch, resultaatgericht en enthousiast om mee te gaan bouwen aan de inkoopafdeling.
- Je bent communicatief vaardig, overtuigend en goed in samenwerken.
Wat bieden ze jou?
Naast het feit dat jij het vertrouwen krijgt om je rol zelf vorm te geven en daarmee jouw impact direct zichtbaar kan maken, zijn de arbeidsvoorwaarden uitstekend. Naast een goed salaris (max. € 6.500, – bruto per maand o.b.v. fulltime) en een reiskostenvergoeding bieden ze flexibele (hybride) werkmogelijkheden die passen bij je privé verplichtingen. Om je werk goed uit te kunnen voeren krijg je een laptop, leaseauto en iPhone ter beschikking.
Verder krijg je:
- Een arbeidsovereenkomst (32 tot 40 u/w) voor bepaalde tijd, die bij goed functioneel wordt omgezet naar onbepaalde tijd.
- Een aantrekkelijke bonusregeling ieder kwartaal die jouw bijdrage aan het succes van de organisatie beloont.
- Ieder jaar 26 vakantiedagen en 8% vakantiegeld.
- Een aantrekkelijke pensioenregeling (via Aegon).
- Toegang tot het interne Development program en daarmee/-naast volop de ruimte om je verder te ontwikkelen.
- Flinke korting op sporten bij een van de 3.600 locaties in Nederland via Bedrijfsfitness Nederland.
- Deelname aan prachtige bedrijfsactiviteiten, omdat jullie het altijd samen doen:
- Het 4-wekelijks Cafémoment, om onder het genot van een hapje, drankje en gezelligheid de maand af te sluiten.
- Een jaarlijks sfeervol en onvergetelijk kerstdiner met afterparty aan het einde van ieder jaar. Een grootse manier om samen het jaar af te sluiten en de feestdagen te vieren.
- Onvergetelijke teambuilding weekenden! Met honderden Europese stafmedewerkers een weekend weg om elkaar nog beter te leren kennen en de internationale samenwerking te vieren. Je toekomstige collega’s zijn, onder andere, al naar Istanbul, Barcelona en Wenen geweest.
Hybride werken
Tijdens je inwerkperiode ben je veelal op het hoofdkantoor (en sporadisch in Utrecht op kantoor) aanwezig, om je collega’s en interne stakeholders te leren kennen en zo je werkdynamiek in kaart te brengen. Je moet ervan uitgaan dat er na je inwerkperiode van je verwacht wordt dat je iedere werkweek minimaal 50% van je contracturen aanwezig bent op het hoofdkantoor in Venray (parttime betekent minimaal 2 volle dagen per week, fulltime betekent minimaal 3 volle dagen per week op kantoor) en dat je de rest van je werkuren naar eigen inzicht thuis, op kantoor of elders kunt verrichten.
Is thuiswerken niet passend voor jou, maar vind je Venray voor vijf dagen per week een te grote onderneming, dan hebben ze ook nog kantoren in Utrecht, Tilburg, Amstelveen en Den Haag waar jij voor een werkplek terecht kunt. Ze vertrouwen er daarnaast op dat je te allen tijde zelf goed kunt inschatten waar jij aanwezig dient te zijn/ bent en hoe laat je je werkdagen start en eindigt.
Vragen? Neem gerust contact op!
Heb jij interesse in deze vacature maar heb jij eerst nog één of meerdere vragen? Stel deze dan gerust aan Maarten van den Berg, Recruitment Consultant namens InkoopJobs via T: +31(0)6-23192949 of E: maarten@inkoopjobs.nl.
Wil jij direct solliciteren?
Graag! Doe dit dan door je sollicitatie naar Maarten te sturen via de onderstaande button. Maarten ziet jouw sollicitatie graag tegemoet en zal jou snel van een reactie voorzien! (Een motivatie is zeer wenselijk, aangezien dit jou kansen om op gesprek te kunnen gaan aanzienlijk zal vergroten.)
De sollicitatieprocedure:
Denkt Maarten dat jij en zijn opdrachtgever goed bij elkaar passen, dan zal hij jouw profiel met hen delen. Denkt de opdrachtgever vervolgens dat jullie mogelijk bij elkaar kunnen passen, dan nodigen ze je uit voor een kennismaking. (Digitaal of op locatie in Venray.) Nog steeds enthousiast en de opdrachtgever ook? Dan volgen er nog één of meerdere gesprekken op locatie. Blijk jij gaandeweg echt een overeenkomst met hun DNA te hebben en wil je nog steeds graag onderdeel worden van ‘deze familie’, dan doen ze je een mooi aanbod.
Een persoonlijkheidstest en/of meelopen op de afdeling, kunnen ook onderdeel zijn van de procedure.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs. Dank voor jullie hulp, maar het is niet nodig.