Projectleider Europese Aanbesteding & Migratie
- Afdeling: Concerntaken
- Werklocatie: Rotterdam (je aanwezigheid is gewenst, indien nodig)
- Startdatum 01-12-2026
- Einddatum 30-06-2027
- Optie tot verlenging: Nee
- Aantal uur per week:
- 16 in de aanbestedingsfase (1 december 2026 tot 15 april 2027)
- 24 in de implementatie- en migratiefase (15 april tot 15 juni 2027)
- 16 in de afrondingsfase (15 juni tot 1 juli 2027)
- Reden uitvraag: Behoefte aan zeer specifieke kennis & ervaring
- Functiecategorie: Facilitair, IT en Ondersteunend
- Contractvorm: inzet op zelfstandige basis
- Maximum all-in uurtarief € 92,50 (Schaal 11)
- Sluitingsdatum van deze vacature: 9 november 2026 om 18:00
- Gesprekken: beoogd in de week van 16 november 2026
Over de opdracht
Voor een opdrachtgever in de omgeving van Rotterdam (een organisatie die gesitueerd is in een complexe digitale omgeving) zoeken we een ervaren zelfstandig projectleider die verantwoordelijk wordt voor een Europese aanbesteding op het gebied van websitebeheer en contentmanagementsystemen (CMS), gevolgd door de implementatie en eventuele migratie naar de geselecteerde leverancier. De digitale omgeving omvat naar verwachting meerdere websites die bij één leverancier worden ondergebracht, inclusief de benodigde technische inrichting en doorverwijzingen.
Binnen deze opdracht werk je samen met professionals uit onder meer communicatie, IT, inkoop en contractmanagement. Het doel is om de continuïteit, veiligheid en toekomstbestendigheid van de digitale dienstverlening te waarborgen. Jij organiseert het totale projectproces, bewaakt de samenhang, bereidt besluitvorming voor en stuurt betrokken partijen op de afgesproken resultaten.
De uitgangspunten en belangrijkste wensen voor het programma van eisen zijn bij de start beschikbaar. Je werkt deze uit tot een volledig en publiceerbaar aanbestedingsdocument en zorgt ervoor dat het aanbestedingsproces volgens planning verloopt. Vervolgens begeleid je het gehele traject van aanbesteding en leveranciersselectie tot contractering, implementatie en eventuele migratie. Je brengt de betrokken disciplines samen, bewaakt de onderlinge afhankelijkheden en zorgt voor heldere besluitvorming en een beheerste uitvoering.
De opdracht omvat de samenhang tussen de technische infrastructuur, hosting, het technisch beheer en de beschikbaarheid, prestaties en beveiliging van websites. Daarnaast valt de technische ondersteuning van de CMS-omgeving binnen de scope, waaronder onderhoud, digitale toegankelijkheid en eventuele uitbreidingen. Het doel is een betrouwbare, veilige en beheersbare omgeving waarin contentredacteuren efficiënt kunnen werken.
Harde deadline: de implementatie en eventuele migratie dienen uiterlijk 15 juni 2027 afgerond te zijn, vanwege het aflopen van het huidige contract. Tot en met 30 juni 2027 volgt nazorg, overdracht en formele projectafsluiting.
1. Europese aanbesteding
- Eigen maken van wensen en aanbestedingsdossier en definitief maken van het programma van eisen.
- Met Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop vaststellen wat nodig is voor publicatie en uitvoering.
- Opstellen van plan van aanpak, detailplanning, projectgovernance en escalatieroute.
- Begeleiden van publicatie tot en met beoordeling, leverancierskeuze en contractering.
- Organiseren en bewaken van bijdragen, afstemming, besluitvorming en tijdige oplevering.
- Bijhouden van een actueel risico-, issue-, actie- en besluitenlog (RIAD).
2. Implementatie en eventuele migratie
- Vertalen van de gunning naar een bestuurbaar implementatie- en eventueel migratieproject.
- Met leverancier en specialisten vaststellen van het implementatie- en migratieplan.
- Organiseren van inzet vanuit Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop en andere betrokkenen.
- Bewaken van planning, kwaliteit, afhankelijkheden, risico’s, acceptatiecriteria en besluitvorming.
- Optreden als centraal projectmatig aanspreekpunt voor de leverancier.
- Afronden van implementatie en eventuele migratie uiterlijk 15 juni 2027.
3. Nazorg en afsluiting
- Coördineren van nazorg en resterende bevindingen.
- Volledige overdracht aan de verantwoordelijke beheerorganisatie.
- Opleveren van overdrachtsdossier en eindrapportage.
- Formele projectafsluiting uiterlijk 30 juni 2027.
Op te leveren resultaten
- Vastgesteld plan van aanpak met mijlpalen, verantwoordelijkheden, overlegstructuur, besluitvorming, rapportage en escalatie.
Tijdig en zorgvuldig uitgevoerd aanbestedingsproces van publicatie tot contractering. - Actueel en navolgbaar projectdossier met planning, rapportages, besluiten, acties, risico’s en issues.
- Tijdige, transparante en onderbouwde leverancierskeuze.
- Vastgesteld implementatie- en migratieplan met acceptatiecriteria, afhankelijkheden, risico’s, verantwoordelijkheden en overdrachtsafspraken.
- Beheerste ingebruikname van de nieuwe dienstverlening uiterlijk 15 juni 2027.
- Afgeronde nazorg, overdracht, eindrapportage en projectafsluiting uiterlijk 30 juni 2027.
Rollen, samenwerking en afbakening
Het hoofd Communicatie is opdrachtgever. Communicatie is inhoudelijk eigenaar en levert de functionele en communicatieve inbreng. Informatievoorziening levert technische expertise. Inkoop en contractmanagement verzorgen de formele aanbestedingsprocedure, publicatie, aanbestedingsrechtelijke begeleiding, eventuele onderhandelingen en contractering.
Jij bepaalt vanuit je eigen expertise de projectmatige aanpak, verbindt partijen, bewaakt voortgang, samenhang en kwaliteit, bereidt overleggen, rapportages en besluiten voor en escaleert tijdig. Tijdens de implementatie is de projectleider het centrale projectmatige aanspreekpunt voor de leverancier. Contractuele of financiële besluiten worden voorgelegd aan de opdrachtgever en waar nodig aan Inkoop of contractmanagement.
De opdracht betreft projectleiding en procesregie.
Je neemt geen structureel functioneel beheer, webmastering, technisch beheer, contentbeheer of inhoudelijk werk van Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop of andere deskundigen over, maar zorgt dat hun bijdragen tijdig, volledig en in samenhang tot stand komen.
Profiel
Je bent een ervaren projectleider die complexe digitale trajecten kan structureren en verschillende disciplines effectief met elkaar verbindt. Je combineert een resultaatgerichte aanpak met zorgvuldige documentatie en heldere communicatie.
Daarnaast:
- Breng je snel structuur aan in complexe projecten.
- Bewaak je planning, risico’s, acties, issues en besluitvorming.
- Ben je communicatief sterk, benaderbaar en in staat om stakeholders mee te nemen.
- Spreek je betrokkenen aan wanneer afspraken niet worden nagekomen en escaleer je waar nodig.
- Respecteer je de verantwoordelijkheden van inhoudelijke en technische specialisten.
- Schakel je gemakkelijk tussen strategische besluitvorming, aanbestedingsprocessen en technische implementatie.
- Houd je overzicht over het gehele traject, van voorbereiding tot en met overdracht.
Eisen
- Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
- Minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring als projectleider van complexe ICT- of digitale projecten.
- Aantoonbare ervaring met het begeleiden van minimaal één Europese aanbesteding.
- Aantoonbare ervaring met de implementatie of migratie van WebOps-, hosting- of CMS-dienstverlening.
- Ervaring met complexe implementaties of migraties waarbij sprake is van een harde deadline.
- Beschikbaarheid van 1 december 2026 tot en met 30 juni 2027, met een inzet die varieert afhankelijk van de projectfase.
- Bereidheid om waar nodig op locatie in de regio Rotterdam aanwezig te zijn.
- Het vermogen om relevante ervaring te onderbouwen met concrete referentieopdrachten.
Wensen
- Ervaring met zowel Europese aanbestedingen als de daaropvolgende implementatie of migratie.
- Ervaring met CMS-omgevingen, bijvoorbeeld WordPress.
- Kennis van hosting, technisch websitebeheer en managed services.
- Ervaring met projecten waarin communicatie, IT, inkoop en contractmanagement nauw samenwerken.
- Kennis van informatiebeveiliging, privacy en continuïteit van digitale dienstverlening.
- Ervaring met het voorbereiden van implementatie en migratie tijdens de aanbestedingsfase.
- Ervaring binnen grotere of complexe organisaties.
Inzet en werkwijze
Je organiseert je werkzaamheden zelfstandig en stemt je aanwezigheid en inzet af op de benodigde overleggen, projectmijlpalen en resultaten. De verwachte inzet verschilt per fase:
- Aanbestedingsfase: circa 16 uur per week.
- Implementatie- en migratiefase: maximaal, circa 24 uur per week.
- Afrondingsfase: circa 16 uur per week.
De exacte overlegstructuur, rapportagefrequentie en werkafspraken worden vastgelegd in het projectplan. Aanwezigheid op locatie vindt plaats wanneer de aard van het overleg of de werkzaamheden daarom vraagt.
Wil jij direct solliciteren?
Graag! Doe dit dan door je sollicitatie en motivatie naar Maarten van den Berg, Recruitment Consultant namens InkoopJobs te sturen via de onderstaande button. Beschrijf maximaal drie relevante referentieopdrachten. Vermeld per opdracht:
- De context en aard van de opdracht.
- De periode en omvang.
- Je eigen rol en verantwoordelijkheden.
- De behaalde resultaten.
- Het type aanbesteding en jouw betrokkenheid daarbij.
- De complexiteit van de digitale omgeving, bijvoorbeeld op het gebied van hosting, WebOps of CMS.
- De omvang van de implementatie of migratie.
- De belangrijkste risico’s, afhankelijkheden en deadlines.
- Referenten of contactpersonen, voor zover toegestaan.
Maarten ziet jouw sollicitatie graag tegemoet en zal jou snel van een reactie voorzien!
Aanvullende informatie
- Bij de beoordeling wordt gekeken naar; relevante kennis en ervaring, de kwaliteit van de toegepaste aanpak, de onderbouwing met referentieopdrachten en het all-in uurtarief.
- Het aanleveren van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
- De opdracht heeft een tijdelijk karakter en kent een duidelijke deadline. Kandidaten met relevante ervaring en beschikbaarheid op korte termijn worden daarom uitgenodigd om hun profiel zo spoedig mogelijk aan te leveren.
- Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline. Solliciteer dus zo snel mogelijk.
- Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de selectie.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs. Dank voor jullie hulp, maar het is niet nodig.